合宿の幹事さんマニュアルー進め方スケジュール編 合宿1か月前まで編

合宿。私が何度も経験してきたもの。
それを元に、書きます(^^

合宿の幹事さん(まとめ役)やスタッフさんの<参考>になれば幸いです。

ここに書いてあることは、私自身が数々、失敗と成功、両方をしてきており 全て私自身が体験したことです。

 

一番大事なこと


合宿を制するには、とにかく「前もって」です(^^)/
大体ギリギリになるので 前もってやれば問題にならないことも、問題となってふりかかってきます。

 

なぜギリギリになるのか?

 

いつもギリギリでやってきたから、
「なんとかなるっしょ」
「しょうがないよね」
が頭にあったからです( ;∀;)

 

それは考えから捨て去りましょう( ;∀;)

 

また、今までは少人数の参加、同じ年齢層の参加だったため
「そこまで準備しなくても出来るんじゃないか」
という油断が起こることもあります。

 

前もって準備した合宿と
ギリギリでやった合宿は結果が全く違います。

一夜漬けで準備したテストと
前もって準備したテストの結果が違うのと似ています。

 

合宿を前もって準備することのメリット

幹事、スタッフ、参加者に余裕が生まれる

もうみんな忙しいですよね。
暇で暇で仕方ないから、合宿スタッフやります―。
という人は殆どいないはずです。

 

普段から動くのが好きな人が大体なる傾向があります。
つまり他にも仕事を抱えている人です

 

こういう人たちですから、前もってやると
心身ともに余裕が生まれます。

 

ギリギリだと参加者から
「どこの場所に行くのか」
「スケジュールはどうなってるのか」
など質問が幹事やスタッフ側にとんできます。
それに対応するだけで、苦労します。

 

参加者自身も、ギリギリまで合宿の内容が連絡されなければ焦るばかり。

 

特に家族で参加する場合、お子さんの体調いかんによって
直前も合宿中もイレギュラーな自体が起こったりします。
お子さんの体調は大人側でコントロールできなくても
大人側が予め前もって様々な準備を済ませておくことはできるはずです。

 

大人に余裕があれば、子供も笑顔で過ごすことができますよ。

 

場所が選べる

場所探しって大変なイメージありますか?
ギリギリになるから、場所探しが大変になります。
場所を選べません。予約がうまってるからです。
そして空いていても、合宿参加者の同意を得られない場合やニーズに合わない場合
再び探し直すことに。
多くの施設を見ながら段々面倒になっていき、いつもの場所に結局決まるという事態になったりしませんか?
前もって探していたら、とっても素敵な場所が実はあったかもしれません。

 

多くの人が参加できる

ギリギリで日時や場所を連絡すると、参加人数はほぼ100%減ります。
少なくともギリギリだから増えるということはありません。
たった一人でも多くの人が参加できたらいいですよね。
ここでも「前もって」連絡することが効力を発揮します。

 

多くの人が合宿のスタッフ化できる

スタッフ化というのは、合宿のあれやこれや、必要なことを頼むにしても
ギリギリだと頼めないし、
「手配してるくらいなら自分がやったほうが早い」
という思考回路&実際にそういう状況になり
限られた人たちで合宿を進めることになります。

 

ギリギリでも手伝ってくれる人はいるとおもいますが
ギリギリでやるため、人を生かしきれません。

 

そして幹事自身が大変になります。
そのうち合宿の目的を忘れ、合宿をこなすことが目的にすり替わります。

 

イレギュラーケースに十分対応できる

合宿というからには少なくとも数人、多ければ数十人、数百人単位が参加します。
となると、幹事(合宿まとめ役)の都合や考えだけでは進められず、イレギュラーケースが出てきます。
イレギュラーが起きない合宿は無いと考えたほうがいいでしょう。

 

ここで「前もって」の準備が効力を発揮します。

 

前もって準備しておいて、幹事は合宿中に暇なくらいが丁度良いのです。

 

期限も人もパツパツ、ギリギリで準備すると、合宿の最中のイレギュラーケースに対応する人が誰もいなくなります。
そうなると合宿全体が混乱し、幹事自身が最後は泣くはめになります。

 

ギリギリで準備した合宿。
幹事やスタッフの誰かが、合宿の最中に泣いてませんか??
感動じゃなくて、苦しくて泣いてませんか?”(-“”-)”

 

一番上の人が泣くこともありますが、大抵二番目、三番目くらいの人が泣く事態が起きます。

 

繰り返しですが、とにかく「前もって」準備を万全にしましょう!
そうしたときに幹事自身もスタッフも、そして参加した人たちも、笑顔で合宿を終われることになるでしょう。

 

合宿進め方の基本

これは大よその基本、目安です。
それぞれの合宿に応じて、アレンジしてみてください。

 

普段から仲良い団体の場合は、これが大よそスムーズにいくはずです。

 

STEP0 そもそも合宿をするのか?また目的は?

合宿をすること+目的を定めましょう。
なぜ合宿でなければならないのか、目的は何か?

POINT
そもそも合宿をするのかしないのかで、ずるずると時間がたっていくことがあります。
決める時はスパッと決めないと後が大変ですので、日ごろからのコミュニケーションが大事になりますね。

 

STEP1 合宿開始5か月前:必要な事項を暫定で決める

日時

あまり限定し過ぎると見つけづらいので、数候補あると尚可

参加人数

大よそでOK。仮予約でも男女別人数や、子供の人数を聞かれたりするのでそれも答えられるようにしておく。

内容

泊まる以外のプログラムも暫定で決めておきましょう。
プログラム次第で、利用する施設がどういったものかも想定できます。
これがないと、合宿場所を探す基準があやふやで探しづらいです。

POINT
費用は、交通費、宿泊費、食事代、施設利用費、その他必要と思われる全ての費用を含んだ値段です。
宿泊費が安くても、遠ければ交通費が高いなどがあります。
費用の目安は、家の玄関のドアをあけて帰ってくるまでに必要な金額全てを想定しましょう。

 

STEP2 合宿開始5か月前:幹事(まとめ役)と中央スタッフ、会計を決める

中央スタッフと書きましたが、幹事と共に動いていく人のことをいいます。
どんな規模だったとしても中央スタッフは3名くらいで問題ありません。
人数多すぎると逆に動きづらくなります。

 

少なくとも、幹事と会計だけは決めましょう。

 

POINT

会計は、他の役目と出来るだけ兼任しないようにしましょう。
会計は会計だけに集中できるようにしてあげてください。
会計はイベントの要であり、会計がうまくいけば、そのイベントはうまくいったといえます。
逆に会計がうまくいかなければ、イベントはうまくいきません。
何故か?会計に全ての情報が集まらないと、会計はできません。
そういう場合は大抵、情報がどこかで滞っていたりします。
逆に情報がスムーズにいきわたっているようなイベントは、イベント全体がうまくいくのです。

 

STEP3 合宿開始4か月前:場所探しを開始して確定!

これは早ければ早いほどいいですが、目安として遅くとも4か月前が理想。
例えばGWの後に、9月の連休の合宿場所を探して5月中に決定。
そんなイメージです。
定期的に合宿をしているチームは、一年先の合宿まで予約していることが多いため。場所探しが早いことに損はありません。
100%決まってますということであれば、一年前の予約推奨です。

POINT
後で万が一、予定変更or全キャンセルになった場合のキャンセル料はしっかりと確認しておきましょう。それを了承したうえで予約を!
合宿は参加人数によっては100万円以上の予約となり、キャンセル代いかんでトラブルの元になります!!
最悪の場合、裁判沙汰になることもあるので要注意です。

 

場所探しのポイント

必ず下見に行きましょう!
合宿の下見はここをチェック!の記事をぜひご参考にしてください!

予約するのは最低三点

・宿泊場所
・交通(貸切バス、連休中は空いてないことが多いですよ。必ず早めの予約を!)
・利用施設(体育館やサッカー場、ホールなども予約しましょう)
このほかにも、BBQ場など予約が必要なものがあればしておきましょう。
*前述のとおり、いつからキャンセル代が発生するのか、必ず確認して予約しましょう!

 

STEP4 合宿開始4か月前:参加者へ合宿場所&日時を連絡

休みって急にとれるものでもありません。
「連休だから大丈夫でしょう」
いや、連休でも土日でも仕事の方もいます。
予めシフト希望を出したいという方もいらっしゃったりするので
確定したら必ず全体へ連絡しましょう。

・日時(時間は大よそでOK。ふり幅を広くとっておきましょう。)
・合宿場所(茨城県水戸市内など大よその連絡でも可)
・費用(この時点では実際の見積もりより多少多めに公告したほうが良い。後から増えるより、後から減るほうが皆も対応できる。)
・大よその内容(詳細は決まってないと思うので、大よそでOK)
この4つを伝えましょう。

 

STEP5 合宿開始二か月前:合宿の内容を詰める

午前中は〇〇をして、午後は〇〇をして
など内容を詰めていきましょう。

 

STEP6 合宿開始一か月前:参加人数最終確認

施設やバスなど、キャンセル料がいつから発生するのか
また
追加がいつまで可能なのか
それにあわせた日時で人数の最終確認もしましょう。

 

人数の最終確認をする時点で、殆どの合宿内容を該当者たちに伝える必要があります。
そうでないと参加できるか、また部分的に参加するのかなど判断できませんからね。

 

最終締切をいつにするかは、迷いどころではありますが
例えば施設のキャンセル代が2週間前から発生するなら、最終締め切りは二週間と少しまえから。
その後はキャンセル代発生と伝えておくほうが無難でしょう。

 

しっかりと幹事側がすすめれば、参加者もしっかり申請し、スケジュール調整してくれることが多いです。

 

今回は一か月前までのスケジュールを書きました。

次回は一か月前からの直前まで、また合宿当日までの流れも書きます。

投稿者プロフィール

RIO
東京都出身。現在、つくば市在住。
教育関連事業。
保育士資格所持、保育園勤務経験アリ。

高校生の終わりごろ、摂理教会に来てから早21年。
◆年齢:山ちゃんと同じ

教会内のあらゆる役割を経験。

祖父はお坊さん。
 
【好きなもの一覧】
◆食べ物:野菜、味噌汁、卵、ラーメン
◆映画:踊る大捜査線、ジブリ
◆漫画:キャプテン、スラムダンク、コナン、るろ剣など(全てあげたら書ききれない)
◆キャラ:ピッコロ、剣心、般若、安慈、イガラシ、流川、三井、木暮、赤井秀一
◆ゲーム:ドラクエ、FF
◆芸能人、著名人:YOSHIKI、まゆゆ、織田裕二、NON STYLE
◆スポーツ:高校野球、フィギュアスケート
◆尊敬する人:強い、頭の回転が早い、頭がいい、柔軟

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