ホールやイベント会場施設などの下見チェックリスト

「ホール施設を借りよう!」
としても、さて何を見てきたらいいのでしょう?

 

以下チェック項目です。ご参考にしてください。

関連記事:合宿の下見 チェックリスト!

 

下見前に確認すること

施設によっては、下見に行かないと確認できない内容もあります。

そもそも自分たちが使える資格があるのか

新宿区民限定とか、法人不可とか、宗教団体不可とか規定があったりもするので、事前に確認を!

 

音出しがどこまで可能か

どんな内容で使うかによっても異なります。たとえば
・歌えるのか(歌う人数にもよる)
・楽器は使えるのか(楽器OKでも太鼓など大きな音がするもの禁止は割とある)
音関係で使用可or不可を問われることが多いですので、確認必須です!!

 

いつからいつまで借りれるのか?

場所によっては
・前日入り可能(機材のみ搬入可能など)
・予約時間より前に準備可能
などもあれば

・予約時間までに完全に建物の中から出なくてはいけないのかどうか
も、施設によって違うので、確認してみてください。

 

実例:
あるコンサートの舞台での出来事。
時間までに完全撤退すればいいと思いこんでたところ
係の方が「観客席が可動式(全自動)だからそれを戻さないといけない。その戻す時間まで含めて、予約時間までに完全撤退してください」と、演目中(当日)に言われました。

可動式の観客席を元に戻すまでに30分くらいかかる施設だったので、実質、30分繰り上げて私たちは出ねばなりませんでした。
細かいところまでしっかり、会場の係の方と事前に確認しないとこのような悲劇が当日に起こります(ΦωΦ)・・・。

 

延長可能か?

特に<話す講演>などの場合、話す人によっては 予定時間より長くなることもあるでしょう。
そのときに、「延長可能か?」は事前に確認しておきましょう。
また延長になった場合の費用と、その費用をどこから捻出するのかも、会計担当者と事前に協議を。

実例:講演当日、様子見ながら「これ、長引きそう」と思って、その場で延長しました。

 

自分達の団体は費用はいくらなのか?

・区民なら安い、区外なら高い
・チケット代無料は安い、有料は高い (費用を観客から徴収してるかしてないかで利用料金が違うことがある。2倍近く違うケースも多々。)

 

同じ日程で使う他団体

他団体がどういう団体か
使うホールがどこか
*特にこちら側が大音量だったり、子供がたくさんいる場合など多少うるさくなっても大丈夫そうか確認しよう
*他団体のすぐ隣の部屋に子供部屋をおかないなど、ちょっとした気遣いや工夫も必要。<音量>は他団体と最もトラブルになりやすいことの一つ

 

下見に行くときには

出演者、ゲスト、スタッフなどに何を見てきてほしいのか聞こう

演目によって何を見る必要があるのかは違います。
事前に、一緒にイベントを作り上げる人達に、何を見てきてほしいのかリサーチしましょう。
後で述べますが、子連れの人がいる可能性があれば、パパママたちにもリサーチしましょう。

 

何を見たいのか?それを施設に伝えよう

行ってみたら、他の団体が借りていて、一部の施設確認できませんでしたなんてこともよくあります。
またはホール内を見れるけれど、舞台はリハ中で詳細までは見れないなど。
事前に、どこを見たいのか、施設の方に伝えておきましょう。

下見の際は各専門家と一緒に行こう

当日動くスタッフの中でコアな方々。
特に音響、照明、カメラ関係などは専門分野のため、その人たちも一緒に下見に行くことをおススメします!

可能なら会計の人もいくと、「何にお金かかりそうだな」と状況分かってシュミレーション立ててくれることもあるので、必須ではないですが行けるならぜひ。

 

下見の時に対応してくださった施設の方と、当日にいらっしゃる施設の方は一緒??

違うときもあり、話しが当日になって食い違うこともあるので、できれば当日にいらっしゃるかたに案内していただくようにしましょう。

 

下見に行くときにおすすめの曜日は?

施設があまり利用されていない土日祝以外のほうが、施設側にとってはありがたい。
ただし、土曜開催なのに土曜に下見に行けない場合、周囲の交通状況が全く違うこともある。
よって当日になって「めちゃくちゃ混んでて、ホールにたどり着けません」的なことも。
そのあたりを考慮して、最適な曜日を決めよう。

 

何度も見に行くのはおススメしない

どうしても必要な以外は、下見を何度もする前提で、下見をしないようにしよう。
理由は、下見に行けるスタッフが毎回同じとは限らないし、「また下見に行けばいいや」と最初から思ってると下見が適当になるから。
交通費や時間をかけていくので、一度で終わらせるくらいの気持ちでいこう。

 

下見に行くときに持っていくと便利なもの

メジャー(長いものと短いもの、両方あると便利)
懐中電灯(暗い中で確認する場合に必要だが必須ではない。)
筆記用具、ノート メモ
会場、ホール図面、注意事項(HPでDLや印刷できることも。なければ下見時にもらっておこう。下見に行く全員分をあらかじめ用意。)

 

下見チェック事項:ホール関連

観客席

観客席の数、増減方法(消防法の関係で増やせないことあり)
立ち見可能か?(同じく消防法に引っかかると立ち見不可もよくある)
席番(大抵の場合、印刷して施設側が用意している)
車いす席の数と場所、エレベーターからの導線
カメラ、ビデオカメラの立ち位置(席をつぶして使うこともあり。そうすると観客がどこに座るかにも影響があるため、担当する本人と打ち合わせよう。当日になって変更することもあるかもしれないが、全てを当日に決めるとバタバタするので避けよう)

観客席から舞台を見た場合、どこまで見えるのかを確認
舞台袖にさほどスペースが無い場合、出はけが丸見えのこともある
場所によって見づらかったり、近すぎたりも
 

付帯設備

料金(細かく一つ一つに料金が決められていることもあれば、そうでないこともある)
舞台の広さ、高さ、幅
コンセントの位置
スクリーンの大きさ、位置(可動式、設置式なども)
機材持ち込みしてよいのか?追加料金はあるか?
冷暖房(操作は誰がするのか、料金など)
 

壇上で使いそうなもの

机、椅子の数
講壇
司会台
ホワイトボード
イレイサー
ボード用マーカーの有無(こちらで準備しなくてはいけないか)
ピアノ(調律がされてるか。されてないことあり)
譜面台あるなし

 

舞台袖

上手と下手にあるもの
モニターのあるなし
司会の立ち位置と、司会控え場所(適する場所が無かったりも)

控室から舞台への導線と距離

控室の場所によっては舞台に声がかなり響くこともある
観客席の真上が控室の場合、足音に気を付けるなど

 

控室

鍵の有無

ハンガー
ロッカー
鏡、鏡の前の照明(ヘアメイク係がいれば、かなり気にすることの一つ)
椅子の個数
ドライヤーの有無(そもそも使える台数に制限あるケースあり)
エアコンのある無し(大半はあるはずですが)
コンセントは幾つあるか(コンセントが少ない場合、トリプルタップなどを持っていくといい)
ゲスト用の部屋チェック
洗面台(個数)
冷蔵庫(大きさも)

モニターあるなし(ホール確認用。できれば実際にうつして確認しよう。小さすぎて分からないことも)
会場の音は控室入るのか?(入らない場合もあり)

 

シャワー施設
ダンスなど激しく動く場合、汗ダラダラ→シャワーを浴びたいケースもある。
シャワーがある施設はなかなか無いが、あるなら中をチェックしておこう。
・シャワーの数
・シャンプーリンス、タオルがあるか
・何時から何時まで使えるのか、有料かなど
 

その他

使っていいテープの種類や画びょう マスキングテープ、養生テープのみ可能など
開演ベルのあるなし
無線LAN、有線LANの繋がり具合
ホールを利用する際、施設側の係員のかたは一緒にいるのか(難しい機材でも丸ごと操作お任せします!言われることもあり)
飲食可能か不可か(大抵は不可、可能な場合はどこまで可能かチェックし、事前周知を)
開演中の非常灯消灯方法
コピー機あるなし

 

下見チェック事項:施設全般

観客の導線

受付の場所
受付に必要な場所
クローク(のようなスペースを設けられるか?遠方から来た場合、スーツケース持参の人もいる)
トイレの場所(当日、ほぼ確実に観客から聞かれることの一つ)
雨天時の観客導線、傘の置き場所
観客が出入りするドアの位置
観客を案内する看板の設置(必要あれば)
貴重品管理どこでどうするのか(必要あれば)

宿泊施設内にホールがある場合

宿泊する場合は、宿泊場所とホールの距離(別館まで徒歩5分など、意外に遠かったり)

給湯室

給湯室があるか?
広さは?
コンロ、ポット、冷蔵庫、コップはあるか?
ポットや冷蔵庫の大きさは?
コップの個数は?

 

スマホ等の圏外(施設全般)

施設の中は入りくんでいて繋がりにくい場所がある。
「スマホで連絡とればいいよね!」と思っていても、当日になって「繋がらない!繋がりにくい!」というケースも。
要確認。

 

ネット関連

無線LANの場所
有線LANは使えるのか
プリンターはあるのか、その場所はどこか(たまに講演者がギリギリのタイミングで印刷したいというケースあり)

 

食事

施設内、または近くで食事できる場所はあるか?
特に施設内は確認しよう。

メニュー

美味しさ
値段
提供の時間(夜や休日は、やってないことも)
食事場所最大人数
食事の場所(複数の場所があったりも)
食事は時間外でとることが出来るか(例えば都合で皆と一緒に食べられないなど)
食事を控室などに運んでもらうことが出来るか
お弁当などを注文できるか、メニューと値段

 

売店や自販機

何が売ってるのか?
営業時間は?
お弁当などの販売があればメニューと代金

 

駐車場

・搬入(出演者、スタッフ)
搬入用の車の停める場所と台数
駐車場が遠い場合、施設に横付けできるか(出来ない場合は荷物搬入方法を考えなくては)
搬入用駐車場近くのエレベーターの大きさ(大きいものだと入らなかったりも)
駐車可能時間(一般車が停める時間より早く遅く停めれることも)
代金

・お客さん(一般車)
収容可能台数(団体ごと制限あるケースも)
観光バス系やトラックなどが停めれるかとその場所と台数
駐車場近くのエレベーターの大きさ(ベビーカーが何台入る?)
駐車可能時間
代金

・その他
駐車場からホールまでの導線確認(遠いこともあり)
*ゲストが来る場合は、ホール控室に近い駐車場に停めれるようにしよう(事前にコーンをおいとくとか)

 

交通

最寄り駅から、自力で来る&帰る場合のルート確認と費用(バス代がいくらなど)
最寄り駅やバスの本数や始発と終電(場所によっては一時間に一本とか、平日と休日で大きな差があるとか)

最寄駅からゲストやお客さん等を乗せる場合の場所(駅で降りて、改札口を右に行って・・・など待ち合わせ場所までの導線を確認しておく。説明できるように文章にしておく。待ち合わせ場所の写真も撮っておこう)

 

救急関連

(大人)体調が悪くなった人がいた場合、休める場所はあるか
救急グッズはあるか(自分達で持参がおススメ)
近くの病院(休日の場合は、休日診療しているところがどこか見ておこう)

 

ゴミ

ゴミは持ち帰りか(大体持ち帰りですが、引き取ってくれる場合アリ。有料引き取りのことも)

 

下見チェック事項:子供関連

施設内外の写真を撮って、子供を預けるパパママに送ってあげよう。それだけでも安心することも。
・子供の安全上、問題がある場所、箇所はないか
できれば学校の先生や保育士などとチェックしたほうが良い。仕事上、安全に気を配っている立場。またはパパママにおねがいできれば。安全も乳児と幼児、小学生で年齢ごとに違うのでそこもチェック。
ホールは多くの場合、大人が利用する前提で作られていることがおおく、子供の安全面は自力でチェックしたほうが良い。

・エレベーターはあるか?その場所と広さは?(エレベーター探すだけで時間かかるので、事前にパパママにざっくりでも場所を教えてあげよう)

・ホール内に子供が入って大丈夫か(演目内容によることが多いが、念のため施設の人に確認を)

・子供専用の部屋(キッズスペース、キッズルーム)があった場合
ホール内ではない場合、会場の様子を見れるモニターがあるか?
広さ
赤ちゃんベッドがあるか?布団はあるか?

*キッズスペースが広くても、小学生と赤ちゃんが一緒に過ごすには危ないこともある。
小学生が豪快に遊ぶ→赤ちゃんが寝てる近くを走り回るなど
広さを伝え、パパママとどのように誰が使うのか、事前に協議しよう。

・授乳室はあるか?(個室?共用?)
ミルク用のお湯はあるか
沐浴できるような場所があるか(あんまり無い)

・おむつ替えの場所はあるか?
おむつ替えのベッドはあるか?
おむつは持ち帰りか?(持ち帰るのがマナーではありますが、オムツ専用のごみ箱を設けているところもあり)

・子供が遊べる公園などが近くにあるか
場所と行き方(遠かったり、行くまでに交通量が激しいと使いづらい)
できれば、教師や保育士、パパママが事前に見に行こう

・要望があれば、周辺のお店の情報なども確認しよう
(足りないものや食事を買いに行けるのかなど)

 

下見チェック事項:安全や不審者対応

イベントなどの人が集まる場所には、不審者が出やすい傾向にあります。
また、事故が起こりやすい傾向にもあります。
観客やゲストに余計な心配をさせないように、事前にチェックしておきましょう。

・人が集中するような場所は無いか?(出入りの時に階段などに一極集中すると非常に危ない)
・子供の安全(前述通り)
・警察署や交番はどこにあるか?
・最寄り駅や駐車場などから会場に来るまでに、暗い場所は無いか?
・不審者が隠れそうな場所が近隣に無いか?
・施設周辺で、不審者情報が無いか?
・特に施設内に誰でも出入りできる状況にないか?受付といいつつ、誰でも通過できてしまったりしないか?

<不審者がどこからきそうか?> <きた場合、どうするのか?>
を頭の中で考えながら下見をするとよいでしょう。

 

下見チェック事項:その他

近隣

救急病院
近くの観光施設
コンビニやスーパーがあるか(徒歩5分でコンビニなど距離、営業時間も。夜だとやってないとかある。)
ガムテープやビニールテープなど、当日になって急に必要になった場合、どこに買いに行けばいいのか

 

*随時追加していきます

投稿者プロフィール

RIO
RIO
東京郊外出身&育ち。保育事業代表。保育士免許&保育園勤務経験あり。
高校生の終わりごろ、摂理の教会に来てから早20年。

◆年齢:山ちゃんと同じ

教会内のあらゆる役割を経験。祖父、叔父はお坊さん。
 
【好きなもの一覧】
◆食べ物:野菜、味噌汁、卵、ラーメン
◆映画:踊る大捜査線、ジブリ
◆漫画:キャプテン、コナン、るろ剣、ちいさいひと、正直不動産など(あげたらキリなし)
◆キャラ:ピッコロ、剣心、般若、安慈、イガラシ、流川、三井、木暮、赤井秀一
◆ゲーム:ドラクエ、FF
◆芸能人、著名人:YOSHIKI、織田裕二、NON STYLE、サンドウィッチマン、ホリエモン、せやろがいおじさん
◆スポーツ:高校野球、フィギュアスケート
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